Unsere Erfahrung mit „Digitalisierung“ in der öffentlichen Verwaltung.

Intro

Es war einmal eine oberste Bundesbehörde und Schlachtplan. Es war einmal eine agile Managementmethode und die öffentliche Verwaltung.

Als Lissi und Hermann Amecke vom BMUV damals beim Fellowship von Work4Germany einander zugelost wurden, wussten sie beide noch nicht, welche Wellen dieses Match einmal schlagen würde.

Heute saßen beide nebeneinander in einer Keynote der PM Welt in München und Lissi fragte Hermann: „Hättest du gedacht, dass wir einmal gemeinsam mit Andrea Keynotes darüber halten würden, wie wir New Work Instrumente in einem Ministerium eingeführt haben?“ Sie lacht, Hermann lacht. Die Welt ist gut. Heute wissen beide: Es hat sich gelohnt.

Drei Jahre zuvor war da am Anfang vor allem eines, ein großes: „What?“

Diesen Monat wollen wir den Weg mit dem BMUV für euch Revue passieren lassen und unsere Methoden und Meilensteine für euch reflektieren.

Willkommen im Mai!

Input

Wer „öffentliche Verwaltung“ und „Digitalisierung“ denkt, kommt vermutlich an der Spielerei mit Klischees nicht vorbei.

Die Stadtverwaltung Köln möchte beispielsweise bis 2028 alle Faxgeräte abschaffen.

Das klingt für viele nach einem schlechten Witz, schließlich sind das noch 4 Jahre, um ein Gerät abzuschaffen, welches doch schon längst seine wohlverdiente Rente genießen sollte.

Doch die öffentliche Verwaltung funktioniert anders. Laut der BIBB/BAuA-Erwerbstätigenbefragung 2018 arbeiten 19 % der Beschäftigten im öffentlichen Dienst ständig an der Grenze ihrer Leistungsfähigkeit. Oft müssen viele Aufgaben gleichzeitig abgedeckt werden und der Fachkräftemangel macht sich auch hier bemerkbar. Bis 2030 werden etwa 30% der Beschäftigten im öffentlichen Dienst in den Ruhestand gehen, und trotzdem wird weiterhin Personal gespart.

Auch im BMUV, dem Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz sah die Ausgangslage kaum anders aus. Es steigen die Anfragen, die personellen Ressourcen platzen aus allen Nähten und für Strategie bleibt keine Zeit. Viele Mitarbeitende arbeiteten am Rande ihrer Kapazitätsgrenzen und trotzdem blieb das Gefühl: Das ist nicht genug.

Das mussten auch wir erstmal begreifen und du Strukturen einer Verwaltung verstehen. Doch wir haben Menschen kennengelernt, die vor Verwantwortungsbewusstsein und Tatendrang strotzen und versuchen, für unsere Gesellschaft das Beste zu tun – unabhängig von politischen Überzeugungen.

Der öffentliche Sektor, eine Verwaltung funktioniert einfach anders, als wir es von Mercedes, Synlab oder Radeberger gewohnt sind.

Wesentlichste Unterschiede, die wir nach drei Jahren in unterschiedlichen Ministerien festgestellt haben, sind die Folgenden:

1. gesetzliche Vorgaben

Gesetzliche Vorgaben sind ein wesentlicher Grund für das vorsichtige und sicherheitsbetonte Vorgehen öffentlicher Verwaltungen. Fehltritte können hier unter anderem auch vor dem Verwaltungsgericht landen. Prozesse zu verschlanken bedeutet gleichzeitig auch, darauf zu achten, dass die einzelnen Schritte gesetzlich verankert sind. Der Spagat gelingt nun mal nicht so schnell, als würden wir im privaten Sektor die Prozessbeschreibung ändern.

2. die öffentliche Meinung

Auch die öffentliche Meinung wirkt sich erheblich auf die Fehlerkultur und das Risikoverständnis in einem Ministerium aus: Fehler werden von der Gesellschaft nicht so schnell verziehen und jede Handlung steht sofort im öffentlichen Diskurs. „Mal mutig etwas auszuprobieren“ erfordert hier schon eine andere Portion Mut als im Privatsektor.

3. mangelnde Vorkenntnisse

Die Mitarbeitenden haben kaum Vorkenntnisse zu agilen Methoden und durchliefen keine üblichen Trainings wie im Privatsektor im Managementbereich oft vorgegeben, wie bspw. zu Strategie- und Zielsetzungsvorgehen, dem Umgang mit Priorisierungsmethoden, wie der Eisenhower-Matrix oder grundsätzlichen Führungstheorien, wie situativer Führung und agilen Methoden, wie Scrum, SaFe u.Ä..

Es fehlt oft an dem Wissen von neuem methodischen Vorgehen – und dieses fehlende Wissen macht es im Alltag sehr schwer eine neue Arbeitsweise oder neue digitale Lösungen einzuführen und anzuwenden.

4. neue Formate

Während im Privatsektor ein- oder zweitägige Workshops völlig normal sind, stoßen wir mit Vorschlägen dazu bei den Beschäftigten einer Verwaltung erstmal auf Skepsis. Das ist ein Bruch mit Konventionen. Denn „lange“ Workshops gehen meist nicht über 3h hinaus. Außerdem wird eher in Einzelbüros, als in Großraumflächen und auch eher in Word, als mit Post-Its etc. gemeinsam gearbeitet.

Inside

Das Match war da. Hermann und Lissi in den Startlöchern, die ersten sechs Monate gemeinsam mit dem BMUV und der Idee von der Einführung einer agilen Managementmethode wie bsp. OKR zu starten. „Und eines der Kernebenen, wo wir gesagt haben, da müssen wir unbedingt ran, ist das ganze Thema Ziele, Priorität und Nachrangigkeiten setzen.“, erinnert sich Hermann Amecke, Leiter eines Teams aus OKR Mastern und Strategieberater*innen aus dem „Labor Neue Verwaltungsinstrumente“ des BMUV. Also auf ging es!

So wurden aus sechs Monaten drei Jahre und wir sind noch immer mittendrin. In einem langen, umsichtigen und vorsichtigen gemeinsamen Prozess erarbeiteten wir uns die Einführung von OKR light, einer an die Bedarfe des BMUV angepassten Variante der herkömmlichen OKR Methode.

Wir klären, warum es New Work first und Digitalization second heißt und nicht umgekehrt. Warum das digitale Kanban-Board als Leiche im Keller des Ministeriums lag und was letztlich dazu führte, dass wir es abstauben und einsetzen konnten.

Wir zeigen, dass Zuhören und richtig Fragen im Face-to-Face-Gespräch der erste Schritt zur Digitalisierung ist, auch wenn es gegensätzlich klingt.

Wir plaudern aus dem Nähkästchen und erzählen euch, warum ein Plottwist uns fast das Projekt gekostet hätte, am Ende aber unser Glück im Unglück war.

Und am Ende geben wir euch unseren Methodenkoffer an die Hand. Gefüllt mit unseren Anwendungen und Methoden, die den Prozess zum Erfolg gemacht haben. Denn der Weg mit dem BMUV soll kein One-Hit-Wonder bleiben. Es ziehen andere Ministerien mutig nach und streuen die Botschaft: New Work first, Digitalization second.

Outro

Wurde bei dir im Unternehmen schonmal ein neues Tool vorgestellt, was niemand nutzt? Wurde schonmal eine Veränderung angekündigt, welche nur von kurzer Dauer war?

Was denkst du, warum war das damals so? Was hat dir gefehlt?

Warte, noch kurz!

Am 15.05.24 findest du uns als Sponsoren auf dem Mindshift-Festival in Berlin. „Let’s Staat!“ Die Veranstaltung mit Keynotes und Bootcamp für alle, die den Mut haben und den Wille, Veränderungen in ihrer Verwaltung hin zu mehr Offenheit und Kreativität anzuregen.

https://elopage.com/s/dr-dorit-bosch/mindshift-festival-am-15-mai-2024

Und wenn du jetzt schon Lust hast, unseren gesamten Weg mit dem BMUV in allem Detailreichtum zu lesen, dann kannst du das in unserem kürzlich erschienen Artikel im Projektmagazin tun:

https://www.projektmagazin.de/artikel/okr-in-bundesministerium-einfuehren